Catégories
Notaire et office notarial

Comment faire pour devenir notaire

Il y a des moments dans votre vie où se fier à la parole ou aux assurances de quelqu’un d’autre n’est pas suffisant. Lorsque vous devez vous protéger contre la fraude ou la tromperie, limiter vos risques ou créer des documents qui ont une incidence sur vos droits et capacités juridiques, les services d’un notaire public sont essentiels.

Un notaire public, également appelé notaire public, est un fonctionnaire titulaire d’une licence d’État qui exerce diverses fonctions impliquant des documents officiels ou juridiques. Les notaires publics peuvent faire prêter serment, servir de témoins pour des documents signés, prendre des témoignages sous serment (dépositions) et vérifier ou certifier des documents officiels ou des copies de documents officiels.

Les notaires sont des agents publics de l’État et, en tant que tels, doivent être reconnus et autorisés par l’agence d’État appropriée, généralement le secrétaire d’État, avant de pouvoir exercer leurs fonctions. Chaque État a des exigences spécifiques pour les notaires publics, et bien que ces lois diffèrent entre les États, elles imposent des exigences similaires. Voici les informations essentielles que vous devez connaître sur les notaires publics et sur leurs responsabilités professionnelles, leurs exigences et leurs coûts.

Responsabilités d’un notaire public

Les notaires publics remplissent une variété de rôles liés au processus juridique. Bien que tous les notaires doivent être autorisés par l’État dans lequel ils vivent ou travaillent, les notaires ne sont pas des fonctionnaires ou des employés de l’État. Au lieu de cela, ils servent en tant que fonctionnaires qui fournissent un éventail de services qu’ils sont autorisés à effectuer en vertu de la loi de l’État.

Les notaires assument les mêmes responsabilités générales, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez, bien que les lois spécifiques à chaque État décrivent les devoirs que les notaires doivent remplir. Le bureau du secrétaire d’État de votre État, le bureau du greffier de comté local ou un organisme gouvernemental similaire sera en mesure de fournir des informations sur ce que les notaires peuvent et ne peuvent pas faire et dans votre État.

Les notaires ont les mêmes responsabilités générales.

Témoins et reconnaissances

Une grande partie de ce que fait un notaire consiste à vérifier qu’une personne qui signe un document juridique est bien celle qu’elle prétend être. Ce processus est connu sous le nom de reconnaissance ou de témoignage, et il y a trois étapes de base pour la notarisation dans ces cas-là.

  • Apparition. Dans la plupart des situations, toute personne souhaitant signer un document doit se présenter en personne devant le notaire. Cependant, dans certaines situations, le signataire peut signer le document hors de la présence du notaire, apporter le document devant le notaire et affirmer ou reconnaître que la signature est la sienne. La nécessité de la présence physique d’un notaire lors de la signature dépend du type de document signé. Par exemple, la loi de l’État peut exiger qu’un document spécifique, tel qu’un affidavit, soit signé et assermenté ou confirmé en présence du notaire. Avec d’autres documents, tels qu’un testament, affirmer en présence du notaire que vous avez signé le document et que vous l’avez fait de votre plein gré peut suffire.
  • Identification. Les notaires publics ne peuvent pas reconnaître un document sans que chaque signataire prouve son identité. Les lois des États diffèrent quant aux types d’identification que les notaires peuvent utiliser pour vérifier cette information, mais les formes courantes comprennent les permis de conduire, les cartes d’identité délivrées par l’État, les passeports s, les cartes d’identité d’étranger résident (cartes vertes) et les cartes ou documents similaires délivrés par une agence gouvernementale qui comprennent le nom du signataire, sa photographie et d’autres informations d’identification, telles que l’adresse. Les formes d’identification qui ne sont pas émises par le gouvernement, ou qui n’ont pas de photographie (comme les cartes de crédit ou les cartes de sécurité sociale), ne sont généralement pas suffisantes.
  • Signature volontaire. Après s’être présenté devant le notaire et avoir prouvé son identité, chaque signataire doit signer le document et affirmer qu’il le fait volontairement.

Vérifications

Une vérification, parfois appelée jurat ou vérification sur serment ou affirmation, est similaire à une reconnaissance. Les vérifications exigent également que vous prouviez votre identité au notaire avant de signer, mais elles ajoutent l’exigence que vous ne signiez le document qu’après avoir prêté serment ou affirmé que le contenu, les représentations ou les déclarations que vous avez faites dans le document sont véridiques.

Lorsque vous signez le document, le notaire vous demande de lever la main et de jurer ou d’affirmer que le contenu du document est véridique. Jurer la véracité d’un document implique de s’engager devant une puissance supérieure à ce que vos déclarations soient véridiques, tandis qu’affirmer implique de s’engager à la véracité de vos déclarations sans aucune référence à une puissance spirituelle ou religieuse. Les signataires peuvent choisir s’ils souhaitent jurer ou affirmer en fonction de leurs préférences personnelles.

Administrer les serments et les affirmations

Certaines situations, comme le témoignage dans une déposition, exigent que vous fassiez un serment ou une affirmation verbale sans signer de document en présence du notaire. Les notaires sont autorisés à faire prêter des serments et des affirmations dans ces situations, et le processus est identique à celui utilisé dans le cadre d’une vérification, mais sans la signature.

Certification de copies

Les notaires publics peuvent certifier que les photocopies de certains documents sont des copies conformes et identiques aux originaux. Ces copies certifiées peuvent ensuite être utilisées à la place de l’original pour toute fin nécessaire. Par exemple, si vous êtes un résident légal permanent qui postule pour un emploi, et que l’emploi exige une copie certifiée de votre carte verte, vous pouvez apporter votre carte verte devant un notaire et demander à ce dernier d’en faire une copie et de la certifier.

Bien que les notaires puissent certifier un large éventail de copies de documents, les documents enregistrés publiquement – comme les documents d’entreprise déposés auprès d’un secrétaire d’État ou les transcriptions de procédures judiciaires – ne peuvent être réalisés que par l’agence gouvernementale qui détient les originaux.

Les services notariaux peuvent également certifier des copies de documents.

Services de notaire, avocats conseils juridiques

Il est important de noter qu’un notaire public n’est pas un fonctionnaire judiciaire, un avocat ou quelqu’un qui peut prodiguer des conseils ou des orientations juridiques professionnels. Bien que les avocats agréés puissent devenir des notaires publics, le fait de devenir un notaire public agréé ne vous donne pas le droit de fournir des conseils ou des orientations juridiques, de préparer des documents juridiques ou de représenter des personnes devant un tribunal ou dans une procédure judiciaire. Les notaires publics ne peuvent fournir que des services limités et spécifiques. Fournir des conseils juridiques professionnels ou une représentation sans être un avocat agréé constitue un crime.

Par exemple, si vous voulez rédiger un testament, vous devez faire signer votre testament par deux témoins adultes compétents. Si vous faites signer les témoins en présence d’un notaire qui vérifie leur identité, vous créez ce que l’on appelle un testament autoprotecteur. Les testaments autoprotecteurs sont importants car, lorsqu’un tribunal doit déterminer si votre testament répond aux exigences légales de votre État, il peut accepter les déclarations notariées des témoins au lieu d’exiger que ces derniers témoignent qu’ils vous ont vu faire ou signer le document.

Cependant, même si vous faites signer et témoigner votre testament en présence d’un notaire, cet acte ne signifie pas nécessairement que votre testament est juridiquement valide. Pour être considéré comme valide, un testament doit répondre à des exigences légales spécifiques, et la notarisation n’en fait pas partie. Le notaire ne peut pas vous dire si votre document est un testament légal et la notarisation du document ne garantit pas non plus qu’un tribunal l’acceptera comme légalement valide. Pour être sûr que votre testament, ou tout autre document, est légal, la notarisation ne suffit pas ; vous devez vous assurer que le document répond à toutes les exigences légales pertinentes. Pour être sûr que vos documents sont légalement valides, vous devez contacter un avocat pour obtenir des conseils juridiques.

Requêtes pour devenir notaire

Si vous voulez devenir notaire, vous devrez répondre aux exigences spécifiques établies par votre État. Ces exigences diffèrent selon les États, mais sont généralement similaires. Vous pouvez vous attendre à ce que le processus pour devenir notaire prenne au moins quatre semaines, mais peut-être même jusqu’à 10 ou plus.

Admissibilité

Pour être admissible à devenir un notaire public dans n’importe quel État, vous devez satisfaire à certaines qualifications de base.

  • Age. Vous devez être âgé d’au moins 18 ans.
  • Citoyenneté. Vous devez être un citoyen ou un résident étranger légal.
  • Littérature. Vous devez être capable de lire et d’écrire l’anglais.
  • Historique criminel. Dans certains États, vous ne pouvez pas devenir notaire si vous avez été condamné pour un crime quelconque, tandis que dans d’autres, vous ne devez pas avoir été condamné pour un crime. Dans d’autres États encore, vous ne devez pas avoir été condamné pour un crime ou un délit impliquant la malhonnêteté, la fraude ou la tromperie. Par exemple, le crime de coups et blessures aggravés implique de causer intentionnellement des dommages corporels graves à quelqu’un, tandis que le crime d’usurpation d’identité d’un agent de la force publique implique de se faire passer intentionnellement pour un agent de police. Le fait d’être condamné pour usurpation d’identité d’un agent de police (si le crime constituait un crime et non un délit) vous disqualifie pour devenir notaire, tandis que le fait d’être condamné pour coups et blessures aggravés pourrait ne pas l’être car il n’implique pas de faire des déclarations fausses ou malhonnêtes.
  • Inscription électorale. Certains États exigent que vous soyez un électeur inscrit dans le comté ou l’État dans lequel vous voulez obtenir votre licence de notaire.
  • Résidence. Certains États exigent que vous viviez dans l’État dans lequel vous voulez obtenir une licence de notaire, tandis que d’autres vous permettent d’être également résident d’un État limitrophe. D’autres exigent seulement que vous travailliez dans l’État.
  • Pas de révocations antérieures. Vous ne pouvez pas être un notaire public si vous avez déjà été notaire et que votre licence a été révoquée.

Éducation et tests

Dans un petit nombre d’États – Californie, Colorado, Delaware, Floride, Missouri, Montana, Nevada, Caroline du Nord, Oregon et Pennsylvanie – vous devez suivre un cours de formation de notaire dispensé par un éducateur approuvé par l’État. Les exigences en matière de formation diffèrent, mais comprennent généralement trois à six heures de formation en classe ou en ligne. Les frais de cours peuvent coûter de 25 euros à 100 euros ou plus.

Un nombre légèrement plus important d’États – Californie, Colorado, Connecticut, Hawaï, Louisiane, Maine, Montana, Nebraska, New York, Caroline du Nord et Utah – exigent que vous passiez un examen de notaire. Le Wyoming propose un examen facultatif, tandis que l’Ohio permet aux juges locaux de déterminer si un examen est nécessaire.

Vérification des antécédents

Certains États exigent que tous les notaires se soumettent à une vérification des empreintes digitales et des antécédents criminels, tandis que d’autres rendent la vérification des antécédents facultative ou ne l’imposent pas.

Demande et frais

Vous devez soumettre une demande à l’agence gouvernementale étatique appropriée – généralement le bureau du secrétaire d’État – pour obtenir votre licence de notaire. Vous pouvez également avoir besoin de joindre à votre demande une copie de tout résultat d’examen de licence requis, une preuve de résidence, une preuve de citoyenneté ou de statut de résident permanent légal, et une signature notariée. Vous devrez également payer des frais de demande, qui se situent généralement entre 25 et 50 euros. Si vous travaillez pour une entreprise telle qu’un cabinet d’avocats, votre employeur peut être disposé à couvrir ces frais pour vous.

Commission du notaire

Après avoir soumis votre demande, vous recevrez une commission du bureau du secrétaire d’État de l’État ou du bureau approprié qui supervise les notaires dans votre État. Cette commission détaille la date d’entrée en vigueur de votre licence de notaire et la durée de votre mandat, et peut contenir d’autres informations, telles qu’un numéro d’identification du notaire.

La commission de notaire est un document de référence pour les notaires.

Les commissions de notaires sont généralement en vigueur pour un seul mandat de quatre ans, mais peuvent durer jusqu’à 10 ans selon l’État. À l’issue de cette période, vous aurez la possibilité de renouveler votre commission ; si vous ne la renouvelez pas à temps et que votre commission expire, vous devrez obtenir une nouvelle commission si vous souhaitez rester notaire.

Les commissions notariales sont généralement en vigueur pour une durée unique de quatre ans, mais peuvent durer jusqu’à dix ans selon les États.

Sceaux et journaux

En dehors de votre commission, vous aurez besoin d’une ou éventuellement deux autres fournitures de base pour effectuer des services notariaux. Tout d’abord, vous aurez généralement besoin d’un sceau officiel, un tampon que vous utiliserez pour marquer ou embosser tous les papiers que vous notarisez. Les sceaux comportent divers éléments d’information, tels que votre nom, l’État dans lequel vous êtes commissionné, votre numéro d’identification de notaire et la date d’expiration de votre commission. En fonction du type de document que vous notarisez et des exigences de votre État, votre sceau peut également inclure des détails tels que la date à laquelle le document a été notarié et le type de documents utilisés pour prouver l’identité du ou des signataires.

En dehors du sceau, vous pouvez également avoir besoin d’avoir et de maintenir un journal ou un carnet. Les journaux de notaire sont autorisés dans tous les États, mais seulement exigés dans certains. Ce journal contient une liste de tous les documents que vous avez notariés, la date et l’heure de la notarisation, la date du document, le type de documents utilisés pour vérifier le signataire, l’adresse du signataire et éventuellement d’autres détails.

devenir notaire

Cautionnement notarial

La caution de notaire est un type de cautionnement ou d’assurance conçu pour protéger les membres du public des erreurs qu’un notaire public pourrait commettre. La plupart des États, mais pas tous, exigent que les notaires disposent d’un cautionnement d’un montant spécifique, par exemple 10 000 euros.

Pour obtenir un cautionnement, vous devez payer à un assureur agréé par l’État des frais minimes, généralement entre 50 et 100 euros environ, mais peut-être plus. Bien que les fournisseurs de cautionnement diffèrent selon les États, vous pouvez obtenir ces cautionnements auprès de votre agent d’assurance, de banques ou de sociétés de cautionnement. Le bureau du secrétaire d’État de votre État peut également vous fournir des informations sur l’endroit où trouver des fournisseurs de cautionnement agréés dans votre région.

Une fois cautionné, tout membre du public qui perd de l’argent à la suite de vos erreurs ou de votre négligence peut être indemnisé par l’émetteur de la caution (la société de cautionnement ou d’assurance) pour un montant allant jusqu’à la valeur de la caution. Dans ce cas, vous devrez rembourser à la société de cautionnement l’argent qu’elle a versé.

Assurance E&O

Contrairement aux cautionnements, qui protègent les membres du public contre les erreurs ou la négligence d’un notaire, l’assurance erreurs et omissions (E&O) est un type d’assurance responsabilité professionnelle qui protège le notaire contre toute erreur qui pourrait causer des dommages ou entraîner des problèmes financiers aux membres du public.

Par exemple, si vous commettez une erreur lorsque vous notarisez un contrat qui fait que le signataire perd le contrat au profit de quelqu’un d’autre, vous pourriez être tenu responsable (c’est-à-dire poursuivi) pour l’argent que le signataire a perdu. L’assurance erreurs et omissions est conçue pour vous protéger contre de telles pertes. Sans elle, vos biens personnels pourraient être menacés si vous commettez une erreur, êtes poursuivi en justice et perdez. L’assurance n’est pas une exigence pour devenir un notaire public, mais elle est généralement considérée comme un choix judicieux pour toute personne qui effectue des services notariaux.

De nombreuses compagnies d’assurance offrent une variété de plans d’assurance et fourniront des devis gratuits. Vous pouvez rechercher ces plans en ligne ou appeler les agents d’assurance de votre région.

Il s’agit d’une assurance de responsabilité civile professionnelle.

Trouver un notaire

Si vous n’avez jamais eu recours à un notaire, vous ne savez peut-être pas où commencer à chercher lorsque vous en aurez besoin. Heureusement, les notaires publics sont assez répandus, et en trouver un est simplement une question de savoir où chercher.

Les notaires publics ne sont pas les seuls à avoir besoin d’un notaire.

Selon l’endroit où se trouvent ces notaires et la relation que vous entretenez avec eux, vous pourrez peut-être utiliser leurs services gratuitement ou à un coût réduit.

  • Votre employeur. Les entreprises de toutes tailles ont régulièrement besoin des services d’un notaire, et il n’est pas rare que même une petite entreprise ait au moins un employé qui est un notaire public. Demandez à votre employeur si votre entreprise a des notaires disponibles ou offre des services notariaux à ses employés.
  • Écoles. Les étudiants des collèges ont parfois accès à des services notariaux. Les départements académiques, les bureaux du registraire et les bureaux d’aide juridique ont souvent des services notariaux disponibles pour les étudiants ou le personnel.
  • Banques. La plupart des banques et des coopératives de crédit ont probablement au moins un, et généralement plusieurs, notaires disponibles. Certaines offrent des services notariaux aux titulaires de comptes gratuitement, tandis que d’autres facturent des frais minimes.
  • Courthouses. De nombreux greffiers de palais de justice d’État, de comté et municipaux sont des notaires publics. De même, les bibliothécaires des bibliothèques de droit des palais de justice de comté peuvent également fournir des services notariaux.
  • Bureaux gouvernementaux. Certains bureaux de l’État, du comté et de la ville offrent des services notariaux aux résidents.
  • Bureaux professionnels. Si vous avez un avocat, son cabinet a presque certainement un notaire présent ou sait comment en trouver un rapidement. De même, les agents immobiliers, les planificateurs financiers et les agents d’assurance ont souvent une licence de notaire ou ont des employés qui le font.
  • Fournisseurs de services de détail. Certains points de vente au détail, tels que le magasin UPS, les pharmacies et les supermarchés, mettent des services notariaux à la disposition des clients.
  • Notaires mobiles indépendants. De nombreux notaires proposent des services mobiles et peuvent se déplacer jusqu’à vous pour faciliter la notarisation. Vous pouvez trouver des notaires mobiles en effectuant une recherche sur Internet pour trouver des notaires dans votre région.

Coûts des notaires

Les notaires sont autorisés à facturer des frais pour leurs services, bien que les prix puissent varier considérablement et soient souvent limités ou prédéfinis par la loi de l’État. Les frais de notarisation prédéfinis par l’État peuvent aller de 1 à 15 euros par signature. Ainsi, si vous avez un seul document qui nécessite la signature de quatre personnes et que ces dernières doivent être authentifiées, et que le notaire facture 5 euros par signature, vous devrez payer 20 euros. Dans les États où il n’y a pas de frais limités ou préétablis, les notaires peuvent fixer leurs propres frais.

Les notaires mobiles, ou les notaires qui se déplacent jusqu’à votre emplacement, sont également autorisés à facturer des frais supplémentaires pour leur déplacement. Certains États ont des frais de déplacement prédéfinis, tels que 0,30 euros par mile, tandis que d’autres n’en ont pas. Dans les États qui n’ont pas de frais de déplacement prédéfinis, les notaires peuvent fixer leurs propres frais.

Mot final

Si vous ne l’avez pas déjà fait, vous devrez probablement utiliser les services d’un notaire public à un moment donné de votre vie. En sachant ce que cela implique, quelles sont vos responsabilités et ce qu’un notaire peut et ne peut pas faire, les choses se passeront le mieux possible.

Si vous envisagez de devenir notaire, le processus est relativement facile et quelque chose que la plupart des gens sont capables de faire, et être notaire peut même devenir une source de revenu supplémentaire ou une base pour votre propre entreprise.

Vous avez déjà eu recours aux services d’un notaire ? Êtes-vous vous-même un notaire ?

Dans ce cas, il s’agit d’une question de sécurité.

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *